15 outils pour partager vos documents en entreprise de façon sécurisée

Le partage de document d’entreprise est un pilier du travail collaboratif en entreprise. Il est donc incontournable, mais pour exploiter tout
son potentiel, vous devez utiliser des outils performants, ergonomiques et sécurisés. Pour vous aider à identifier la plateforme la plus
adaptée à vos besoins, nous vous proposons une page dédiée. Nous vous présenterons les enjeux et les atouts du partage de documents
ainsi qu’une sélection des 15 meilleurs outils du marché.

Comparatif des 15 principaux outils de partage de documents d’entreprise

Pour faire le bon choix parmi les solutions de partage de documents, il est nécessaire d’identifier les plateformes les plus adaptées à vos
besoins. Pour vous aider lors de ce processus, nous comparons les 15 principaux outils du marché.

10 services de partage de fichiers professionnels

Pour une utilisation en entreprise, nous recommandons de créer un compte et d’opter pour une solution payante. Celle-ci vous permettra notamment de mieux sécuriser vos données. Découvrez 10 services de partage de fichiers renommés pour leur efficacité.

Wimi

Wimi est une solution de collaboration et de gestion de projet conçue pour les équipes. Elle comprend de très nombreuses fonctionnalités favorisant le travail collaboratif dont des outils de partage et de stockage de fichiers, mais aussi des fonctions de messagerie instantanée, visioconférence ainsi que le suivi des tâches et des agendas.
Les informations sauvegardées au sein de Wimi sont stockées dans des centres de données situés en France. En outre, cet outil tout-en-un est aussi la première suite collaborative souveraine à avoir démarré son processus de qualification SecNumCloud et Cloud de Confiance. L’ensemble des données bénéficient d’un chiffrement AES 256 bits et Wimi possède les certifications TRUSTe, ISO 27001, eIDAS et elle est aussi conforme au RGPD.

Découvrir nos solutions

oodrive

oodrive est une suite collaborative française destinée principalement aux TPE et PME. Elle intègre différentes solutions dont oodrive Work permettant la collaboration et le partage de fichiers, mais aussi oodrive sign, oodrive meet, oodrive save et oodrive SecNumCloud.
Ses fonctionnalités sont nombreuses : stockage et partage de fichiers, collaboration en ligne, gestion des accès, sauvegarde et restauration.
L’outil est idéal pour les utilisateurs à la recherche d’une plateforme complète et affichant des éléments de sécurisation suffisants. Elle répond en effet aux exigences de la qualification SecNumCloud et au règlement RGPD, mais aussi aux normes HDS, eIDAS, ISO 27001 et ISO 27701.

NetExplorer Share

Solution de partage de fichiers et de gestion des documents en ligne, NetExplorer Share est conseillé pour les indépendants, les TPE et les PME. Il permet le partage de fichiers volumineux sans aucune limitation de taille ou de format, le tout de manière sécurisée et rapide.
Parmi les fonctionnalités, nous pouvons citer notamment la sauvegarde automatique avec versioning, un contrôle d’accès granulaire, une protection par mot de passe ainsi qu’un suivi des activités. En termes de normes sécuritaires, l’outil possède les certifications ISO 27001, ISO 9001 et HDS. Ajoutons que deux de ses datacenters sont classifiés Tier3+ et Tier4 et qu’il est aussi bien sûr conforme au RGPD.

Box

Box est une solution sécurisée de gestion de contenu d’entreprise. Idéal pour toutes les petites et moyennes entreprises, cette solution intègre des fonctionnalités nombreuses telles que des partages de documents sécurisés, des tableaux blancs dédiés à la collaboration, mais aussi la prise en compte des signatures électroniques.
Il s’agit d’un bon outil pour ceux désirant fluidifier le travail en équipe. La sécurité est au rendez-vous, car la plateforme propose une gestion des accès et des périphériques poussés. Elle est aussi certifiée FIPS 140-2 et bénéficie d’un chiffrement 256 bits AES à l’arrêt et en transit.

LockTransfer

Les institutions et les PME peuvent tirer profit de la plateforme de transfert de fichiers volumineux sécurisée LockTransfer. Elle vous permet de gérer vos mots de passe, partager des fichiers et stocker des documents de manière parfaitement sécurisée via la suite d’outils LockPass, LockTransfer et LockFiles.
L’approche Data Room est pertinente pour exploiter des espaces sécurisés permettant d’échanger différents documents avec des parties prenantes extérieures à votre entreprise. De plus, chaque échange profite d’une sécurité avancée grâce à l’envoi de mot de passe via SMS, le cryptage des données et la certification de l’ANSSI.

Zoho WorkDrive

La plateforme Zoho WorkDrive peut répondre aux besoins des particuliers, des startups, des PME ou des grandes entreprises. Proposant des solutions complètes adaptées à des secteurs variés dont l’industrie, la santé, l’IT ou la vente au détail, cet outil complet est idéal pour faciliter le travail des équipes.
La suite intègre toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin, dont un outil de traitement de texte, un tableur, un logiciel de présentation, une application de signature électronique ainsi qu’un espace de prises de notes. En termes sécuritaires, Zoho WorkDrive est conforme aux normes SOC 2 Type II et ISO 27001. Les fichiers inactifs sont chiffrés avec l’AES 256 bits et en transit avec le PFS.

BlueFiles

BlueFiles est un outil particulièrement adapté aux professionnels du droit et du notariat. Toutefois, elle peut être utilisée de manière profitable par toutes les entreprises cherchant à transférer de manière sécurisée (MFT) des données sensibles à l’interne ou à l’externe.
Le processus de transfert est doté de processus de sécurité importants. Ainsi, l’identité du collaborateur qui partage un fichier est vérifiée, ce dernier est crypté, le destinataire doit s’authentifier et le fichier est décrypté une fois arrivé à destination.
Avec un contrôle des accès et une traçabilité totale des fichiers, BlueFiles est recommandé aux entreprises désireuses de bénéficier d’une haute sécurité d’autant que la plateforme chiffre les données de bout en bout, est reconnue par l’ANSSI et bénéficie des certifications HDS et SecNumCloud.

DiliTrust

Cette plateforme de gestion documentaire sécurisée est conseillée aux professionnels du domaine juridique ou pour les activités de gouvernance d’entreprise. Elle permet de sécuriser le transfert de contrats ou de documents liés à des litiges ou des contentieux. Pour ce faire, l’outil garantit une traçabilité des échanges et une visibilité totale sur le transfert de documents.
Via la double authentification, le cryptage des données AES 256 et la certification ISO 27001, DiliTrust est une plateforme adaptée aux problématiques métiers exigeant une sécurisation optimale des fichiers.

Bynder

Parfait pour les créatifs, Bynder est une solution de gestion de ressources numériques (DAM) performantes. Les agences marketing et les équipes créatives bénéficient de fonctionnalités complètes de stockage et de partage d’images, vidéos ou fichiers.
Votre entreprise peut alors accélérer la mise sur le marché et renforcer la cohérence de marque en proposant dans les meilleurs délais un contenu impactant. Ces fonctionnalités SaaS présentent de solides garanties de sécurité. Bynder est certifié ISO 27001, 27018, 22301 et il est conforme aux normes RGPD, CCPA et HIPAA.

pCloud

La solution de stockage et de partage de fichiers en ligne pCloud répond aux besoins des particuliers et des professionnels. On peut retrouver toutes les fonctionnalités nécessaires comme le stockage sécurisé, la synchronisation des fichiers ainsi que des outils de sauvegarde et de restauration.
L’une de ses forces est sa simplicité d’utilisation. Les données sont accessibles sur n’importe quel appareil et pCloud propose un forfait à vie ne demandant qu’un paiement unique. De plus, les données sont chiffrées côté client et les algorithmes de cryptage incluent un certain nombre de couches et de clés.

5 services gratuits de transfert de fichier

Voici une sélection de 5 services gratuits de transfert de fichier si vous cherchez une option peu onéreuse et simple à utiliser.

Google Drive

La solution de Google intègre un espace de stockage allant jusqu’à 15 Go. Simple et rapide d’utilisation, la plateforme vous propose de
partager des fichiers avec d’autres utilisateurs via des liens partageables et la collaboration en temps sur via un espace en ligne.
Google Drive s’intègre avec les autres outils de la suite Google tels que Google Docs, Sheets ou Slide. Il est simple de partager ou
d’annoter des documents lors du travail en équipe

DropBox

Dans son forfait Basic, DropBox intègre 2 Go permettant de stocker et partager des fichiers. Vous pouvez créer un lien de partage ou
envoyer une invitation par mail directement via l’interface de l’outil de partage de documents d’entreprise.
Avec l’option gratuite, il est possible d’accéder à vos fichiers sur Windows, Mac, les applications iOS et Android ou directement via le Web.
Grâce à la synchronisation des fichiers en ligne, leur récupération durant 30 jours et l’historique des versions, vous êtes assurés de garder
un contrôle sur vos dossiers essentiels.

Microsoft OneDrive

L’atout principal de OneDrive est son intégration transparente au sein de l’écosystème de Microsoft. Il est déjà préinstallé sur de nombreux appareils fonctionnant sous Windows et la plateforme vous offre une capacité de stockage allant jusqu’à 5 Go dans sa version gratuite.
Il est possible d’envoyer des liens de partages de documents ou de travailler directement en mode collaboratif via l’espace en ligne. De plus, Microsoft OneDrive étant intégré à la version gratuite de Microsoft 365, vous pouvez aussi bénéficier des logiciels Word, Excel et PowerPoint.

A découvrir : Comment créer un espace collaboratif ?

Apple iCloud

La plateforme iCloud d’Apple vous propose 5 Go de stockage gratuit ainsi qu’une intégration parfaite à l’écosystème de la marque. Pour les utilisateurs des appareils et des logiciels Apple, cette solution de stockage en ligne est idéale, car vous pouvez accéder en quelques instants à toutes vos informations essentielles.
iCloud propose une suite bureautique intégrée, la sauvegarde automatique des photos et vidéos et la possibilité d’envoyer des liens de partage de documents ou de collaborer en temps réel via le cloud.

TransferNow

La plateforme TransferNow est adaptée pour partager des documents facilement, mais n’est pas destinée à les stocker plus de 7 jours. La taille maximale par transfert s’élève à 5 Go. Vous pouvez ainsi partager des fichiers essentiels avec 35 destinataires au maximum.
Dans sa version gratuite, l’outil ne propose qu’un nombre limité de fonctionnalités. Vous pouvez toutefois bénéficier d’une protection par mot de passe et d’une réception de fichiers simples.

Comparatif : outil gratuit VS outil professionnel

Qu’est-ce que le partage de documents d’entreprise ?

Le partage de document d’entreprise est un processus de stockage et de partage de fichiers entre différents individus. Il permet d’échanger des documents, des images ou des vidéos avec des collaborateurs ou des partenaires externes. Cette approche optimisée du transfert d’information permet notamment de gagner du temps et d’accroître la productivité des équipes.

Pourquoi opter pour une solution de partage de documents en entreprise ?

 Opter pour un logiciel de partage de documents d’entreprise est un bon moyen d’accéder immédiatement à de nombreux avantages qui peuvent vous permettre d’accélérer la croissance et la performance de votre entreprise.

Amélioration de la productivité

La capacité à accéder depuis n’importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu aux documents assure une meilleure réactivité des collaborateurs. Ces derniers ont ainsi la capacité de réaliser les tâches plus rapidement et plus facilement. Ils n’ont plus besoin de rechercher des documents longuement puisqu’ils leur suffit de se connecter pour retrouver à tout moment les fichiers essentiels au projet.

Fluidification de la communication

 La communication est fluidifiée non seulement entre les collaborateurs de l’équipe, mais aussi entre les différents services de l’entreprise. L’information circule plus rapidement avec les parties prenantes internes ou externes grâce à la centralisation des données. De plus, la cohérence des informations est améliorée et les malentendus deviennent bien moins fréquents étant donné que tout le monde accède en quelques secondes aux documents.

Travail en équipe simplifié

 La centralisation des documents en ligne est aussi un bon moyen pour collaborer de manière fluide. Chacun peut créer, partager ou annoter un document, peu importe sa localisation. Ceci permet de favoriser le partage d’idées et l’innovation tout au long des processus d’entreprise. Ajoutons que le suivi des modifications et des versions vous assure de rationaliser le travail des équipes et améliore sans cesse les processus de travail en équipe.

Partage de fichiers volumineux

 L’une des problématiques principales rencontrées en entreprise est le partage de fichiers volumineux. Faire appel aux emails ou au stockage sur une clé USB ou tout autre support externe n’est pas adapté. Il est préférable d’utiliser un outil de partage de document d’entreprise, car il vous permet d’envoyer et recevoir des fichiers volumineux de manière simple et rapide.

Sécurité renforcée et conformité

 Enfin, la conservation des données sur super papier ou sur un disque dur d’entreprise pose des problèmes de sécurité et de confidentialité. Au contraire, utiliser une plateforme spécialisée assure une protection renforcée des données sensibles ainsi que des mesures de sécurité robustes. Parmi elles, nous pouvons citer par exemple le contrôle d’accès, les audits de sécurité ou le chiffrement des données.

A découvrir : Comment envoyer des documents par e-mail de façon sécurisée ?

Les enjeux du partage de documents en entreprise

 Le partage de document d’entreprise est un processus de stockage et de partage de fichiers entre différents individus. Il permet d’échanger des documents, des images ou des vidéos avec des collaborateurs ou des partenaires externes. Cette approche optimisée du transfert d’information permet notamment de gagner du temps et d’accroître la productivité des équipes.

Réduction des coûts

 Parmi les enjeux professionnels, nous pouvons citer notamment la réduction des coûts. La masse de documents à stocker en entreprise est sans commune mesure avec une utilisation privée. Il est donc nécessaire d’identifier des solutions adaptées avec des espaces de stockage importants répondant à des besoins professionnels.

L’accès aux données

 L’accès instantané aux informations essentielles, quelle que soit la localisation géographique, est un enjeu majeur pour toutes les entreprises qui se développent à l’international. Le stockage des données en ligne permet aux équipes de collaborateurs disséminés tout autour du globe de communiquer efficacement et de travailler ensemble de manière fluide.

Sécurisation des données

 Enfin, le troisième enjeu essentiel de partage de documents en entreprise est la question de la sécurisation des données. Bien entendu, un utilisateur grand public souhaite aussi protéger ses données personnelles. Cependant, pour une entreprise, les données sont cruciales. Qu’il s’agisse de données client ou d’informations stratégiques, il est nécessaire de les préserver contre toute tentative de vol par des individus mal intentionnés.

Comment partager des fichiers en toute sécurité ?

 La sécurisation des fichiers d’entreprise est une nécessité. Vous devez protéger vos documents contre un éventail de menaces telles que les fuites de données, les malwares ou les piratages. La première chose à faire est de sélectionner un outil de partage de fichiers sécurisé. Idéalement, ce dernier doit intégrer des solutions reconnues pour leur efficacité comme le cryptage des données en transit et au repos, un contrôle d’accès granulaire, une authentification multi facteur, la présence de mots de passe et un historique des modifications. Le deuxième enjeu est la sensibilisation des collaborateurs. Via des ateliers ou des formations dédiées, il est nécessaire qu’ils apprennent les bonnes pratiques. Utiliser uniquement des mots de passe forts, se méfier des pièces jointes, mais aussi toujours privilégier des outils professionnels plutôt que des solutions grand public. La mise en place de politiques claires comme la sauvegarde régulière des données, la mise à jour des applications et un contrôle strict des accès font partie des actions qui vont elles aussi parfaire la sécurisation de vos transferts de fichiers.