Modèle de Planification d’Evénement

Cas d’usage

L’organisation ou la participation à un événement nécessite une coordination fine des activités marketing, commerciales et logistiques afin que les échéances soient respectées et que l’opération soit une réussite.

Contenu du modèle de projet événementiel

Avec le modèle planification et organisation d’événements, vous gérez les différentes tâches de l’événement, vos équipes, et toutes les autres actions depuis un seul endroit. Ce modèle générique vous aidera à identifier tous les détails dont vous devrez tenir compte, ainsi que les délais à respecter dans le processus de planification de votre événement.

Comment utiliser ce modèle d’organisation d’événements ?

Le modèle s’articule autour de 8 listes de tâches :

Informations générales

Cette section centralise les informations clés de votre événement afin de pouvoir y accéder rapidement. Vous renseignerez les objectifs de l’événement, la date, le lieu, le budget, le plan de communication, la liste des speakers, partenaires, prestataires et participants.

4-6 mois avant

Plus vous planifiez longtemps à l’avance, mieux c’est. C’est durant cette période que vous allez poser les bases de votre événement : définition des objectifs, dates, lieu, estimation des dépenses, plan budgétaire, nomination d’un chef de projet, création de l’identité graphique, plan de communication, recherche et identification des speakers, animateurs, sponsors et partenaires, lancement des tickets early-bird…

3-4 mois avant

Maintenant que vous avez déterminé les éléments fondamentaux de votre événement, il est temps de passer à l’éxécution ! Si votre événement a lieu dans quelques mois, vous devrez commencer à communiquer avec toutes les parties prenantes en dehors de votre organisation, poursuivre la coordination avec elles et organiser la logistique de l’événement.

1-2 mois avant

Vous y êtes presque ! À ce stade, vous consacrez de plus en plus de temps à l’événement et à la mise au point de certains détails : envoi d’un rappel aux participants, point avec les speakers et animateurs, finalisation des partenariats, poursuite de l’éxécution du plan de communication, finalisation des supports print, etc…

1 semaine avant

Vous êtes près du but ! À cette étape, la majorité des détails de l’événement devraient être confirmés et il ne restera plus qu’à procéder aux derniers ajustements : réunion avec les parties prenantes, finalisation du script de l’événement et du plan d’accès aux conférences, envoi du nombre de participants au traiteur, copie et sauvegarde de tous les discours, vidéos et présentations…

1 jour avant

La pression monte ! Voici quelques détails de dernière minute qu’il vous faudra valider : confirmation de la présence des médias, vérification du balisage, des supports, des goodies et des équipements audio/vidéo…

Le jour J

C’est le grand jour ! Dernières vérifications, accès aux copies de toutes les instructions et informations importantes, point avec les équipes, assistance des speakers, partenaires et sponsors et accueil du public.

Après

Événément terminé ? Pas tout à fait. C’est le moment de mettre à jour votre plan budgétaire, d’envoyer vos messages de remerciement, de lancer votre plan de communication post-événement, d’évaluer la satisfaction et les attentes du public et d’organiser un post-mortem avec vos équipes.

Dans chaque liste, vous retrouvez des actions génériques à effectuer pour que votre événement soit une réussite. Vous êtes libre de renommer les listes, d’en créer de nouvelles et d’ajuster les tâches en cours afin qu’elles reflètent votre propre planning.

Que vous souhaitiez organiser un événement en ligne ou physique, une conférence ou un meetup interne, ce modèle d’organisation d’événement sera votre compagnon idéal.